корисні статті

12+ порад та рекомендацій щодо швидшої роботи в Microsoft Outlook

Любіть це чи ненавидите, Microsoft Outlook все ще є фактичним клієнтом електронної пошти у багатьох офісах. Минуло час, коли ми розглянули старий хороший прогноз, тож ось кілька наших улюблених хитрощів, які варто переглянути, щоб підвищити продуктивність у цій програмі електронної пошти, календаря, завдань та приміток.

Інструкції та деталі в цій публікації базуються на Outlook 2010, але вони повинні працювати як з більш ранньою, так і з пізнішою версіями Outlook, за винятком випадків, коли зазначено інше.

Загальні ярлики

Ярлики, наведені нижче, працюють у всій програмі, тож ви зможете зробити більше, чи читаєте ви електронні листи чи додаєте події зустрічей у свій календар.

1. Дізнайтеся комбінації клавіш Outlook. Як і Microsoft Word, Excel та інші програми Office, Outlook має унікальні комбінації клавіш, тому вам не доведеться витрачати час на переміщення миші або прокручування меню. Вивчіть ті, якими ви користуєтесь найбільше, і ви швидше виконаєте завдання Outlook. У MakeUseOf є зручна шпаргалка для клавіатурних скорочень Outlook, яку ви можете завантажити або роздрукувати. Серед найкорисніших:

  • Ctrl + R : відповідь на електронний лист
  • Alt + R : відповідь на всі в електронній пошті або перехід на перегляд календаря робочого тижня
  • Alt + W : переслати електронну пошту або перейти на тижневий перегляд календаря
  • Ctrl + M : F9 для надсилання / отримання всіх
  • Alt + S : надіслати електронний лист
  • Ctrl + G : відкрийте діалогове вікно "Перейти до дати", щоб перейти на будь-яку дату в календарі

Ви також можете перемикатися між поштою, календарем, контактами та іншими елементами на панелі навігації, натиснувши Ctrl + [номер місця елемента], наприклад:

2. Скористайтеся швидкими кроками Outlook. Для незнайомих людей швидкі кроки - це вбивча функція, яку Microsoft представила з Outlook 2010. Вони - це ярлики до будь-яких багатокрокових дій, про які ви можете придумати, наприклад, переміщення електронних листів у певну папку та позначення їх як прочитаних чи пересилання електронного листа до вашої. команда та позначаючи її одночасно. Це робить коротку роботу повторюваних завдань, і ви можете створити власні дії Quick Step.

3. Створіть новий елемент із буфера обміну. Підказка з капелюха співвітчизнику Goldavelez.com Уолтер Гленн за цю пораду (та інші в цьому творі):

Скопіюйте будь-який текст у буфер обміну, після чого в Outlook натисніть Ctrl-V. Outlook створює нове повідомлення (або примітку чи будь-який предмет, залежно від папки, яку ви переглядаєте) із уже вставленим текстом.

Тож замість того, щоб створити новий елемент у Outlook, а потім скопіювати та вставити текст, ви зробите обидва в один крок.

Ярлики електронної пошти

Навіть незважаючи на те, що Gmail та інші сервіси веб-пошти цілком здатні, Outlook не є непохитним, коли йдеться про сортування, фільтрування, категоризацію та інше налаштування папки "Вхідні" відповідно до ваших потреб.

4. Обмежте сповіщення на робочому столі лише найважливішими електронними листами. Страшенно відволікає постійно говорити "у вас є пошта!" але ви все ще хочете отримувати сповіщення про найважливіші сповіщення. В Outlook встановіть сповіщення на робочому столі лише для тих VIP-повідомлень. Канадський юридичний журнал Slaw пропонує детальний посібник, як це зробити, але, по суті, спочатку ви вимкнете всі сповіщення на робочому столі в розділі Параметри пошти, а потім створіть правило Outlook для відображення сповіщень про повідомлення певних людей, надісланих лише вам. Наприклад:

5. Повідомлення прапорців - швидко. З вибраним повідомленням або двома повідомленнями, натисніть клавішу вставки, щоб увімкнути прапор або позначити його виконаним.

6. Отримуйте електронні листи, які не надсилаються вам безпосередньо, із вхідних. У старому дописі (все ще варто подивитися, якщо ви використовуєте Outlook), Скотт Хензельман детально розповідає про свій метод організації GTD для Outlook. Один з найкращих порад - використовувати спеціальну папку "Вхідні - СС", щоб зібрати всі електронні листи, які не надсилаються вам безпосередньо; таким чином, папка "Вхідні" орієнтована лише на найважливіші електронні листи. Щоб налаштувати це, перейдіть до Правил> Нові правила…. Потім натисніть кнопку "Додаткові параметри". У Майстрі правил виберіть "там, де моє ім'я не в полі Кому", а потім на наступному екрані "перемістіть його до вказаної папки". (Крім того, створіть папку VIP електронної пошти та перемістіть "електронні листи, надіслані лише мені", у цю спеціальну папку.)

7. Використовуйте шаблони електронної пошти, щоб ніколи не писати одну і ту ж електронну пошту двічі. Набридло звучати як битий запис? Для тих електронних листів, які ви надсилаєте часто, наприклад запити про інформацію або нагадування про належні рахунки-фактури, збережіть електронну пошту як шаблон за допомогою Файл> Зберегти як…> Шаблон Outlook. Потім, щоб скористатися шаблоном, перейдіть до пунктів Нові елементи> Виберіть форму ... і перегляньте свій "Шаблони користувачів у файловій системі", щоб переглянути збережений шаблон. Або, ще швидше, двічі клацніть файл OFT з Провідника Windows, щоб створити нове повідомлення з цього шаблону. Ви також можете використовувати розширення тексту, щоб досягти цього в будь-якій програмі на вашому комп'ютері.

8. Створіть папки пошуку для своїх найважливіших електронних листів. Які ваші найчастіше доступні електронні листи? Можливо, це електронні листи від вашого начальника чи певних суб'єктів (де де цей звіт TPS?). Для будь-якого пошуку, який ви здійснюєте часто, просто збережіть пошук для швидкого доступу. Клацніть на Пошук папок у лівому навігаційному меню, виберіть "Нова папка пошуку", а потім скористайтеся майстрами або налаштуйте пошук вручну під свої специфікації.

9. Швидке збереження електронних листів як файлів. Якщо ви хочете зберегти певні електронні листи для нащадків, у вас є кілька методів. Хоча ви можете окремо зберегти будь-яку електронну пошту через меню Файл> Зберегти як ... (параметри: текст, HTML, формат повідомлення Outlook або .msg, HTML, .mht), набагато швидше зберегти електронні листи, перетягнувши їх на робочий стіл або Провідник Windows. Це дозволить зберегти їх у фірмовому форматі .msg Outlook, з темою як ім'ям файлу.

Ви також можете використовувати такі сценарії VBA, як ці ці, щоб автоматично (або напівавтоматично) зберігати електронні листи на локальному жорсткому диску як окремі повідомлення, звільняючи їх від .PST або .OST-файлу Outlook зберігає їх.

Завдання, календар, нотатки та журнал

Outlook - це не лише клієнт електронної пошти. Це повноцінний менеджер з персональної інформації. Мати все в одному місці має свої переваги, але все ж є способи більш ефективно використовувати всі ці функції.

10. Групуйте завдання за пріоритетом. Якщо ви хочете використовувати Outlook і як менеджер своїх завдань, JD Meier пропонує MSDN таку організаційну структуру: Крім додавання дати початку для кожного із завдань, додайте спеціальне поле пріоритету (наприклад, P0, P1 та P2) . Тоді ви можете згрупувати свої завдання за цим спеціальним полем, щоб ви могли з першого погляду побачити, над якими над ними працювати в потрібний час. Наприклад:

Цей метод може також добре працювати з такими прийомами продуктивності, як робота над завданнями партіями - такими як спосіб попкорна Workstation продуктивно працювати з дому - або якщо ви хочете організувати свої завдання за потрібний час.

11. Використовуйте природну мову для створення події в календарі. Не витрачайте час на прокрутку місячного вибору дат, щоб знайти точну дату зустрічі чи зустрічі. У полі дати природним чином введіть "День незалежності", "три дні із завтрашнього дня" тощо.

12. Збережіть нотатки, події та будь-який інший предмет Outlook на робочому столі для швидкого доступу. Це не лише електронні листи, які ви можете зберегти на своєму комп’ютері за межами Outlook: події календаря, нотатки, контакти та все інше можна перетягнути на робочий стіл або папку Windows як окремі елементи для швидкого доступу пізніше. Двічі клацніть елемент, навіть якщо Outlook не відкритий, і він відкриється відразу в Outlook.

Бонус (для Outlook 2010 та новіших версій): Використовуйте Outlook як інструмент автоматичного відстеження часу. Ця версія була застаріла в Office 2013, але якщо у вас є більш рання версія Outlook, ви можете використовувати Журнал для автоматичного реєстрації завдань, часу, використання документів Office тощо. Вам потрібно натиснути кнопку "Докладніше" лівої панелі навігації, щоб знайти піктограму Журнал, а потім увімкнути Журнал для відстеження повідомлень із конкретних контактів, запитів на зустрічі та часу проведення інших офісних програм.

Потім ви побачите хронологічну шкалу та докладний журнал усіх цих подій, що відмінно підходить для тих із нас, хто повинен вести розклади, виставляти рахунки-клієнти або просто бажати провести спогади про те, куди дійсно пішов час.

Це все лише дряпання поверхні можливостей Outlook. Завантажений параметрами та функціями, а також сценаріями VBA, які ви можете встановити або записати самостійно, Outlook - це потужний інструмент для організації вашого повсякденного життя. Щоб отримати додаткові поради та рекомендації, перегляньте попередню колекцію порад Outlook або поділіться своїми улюбленими тут.