цікаво

Продуктивність 101: Підручник до філософії, що робиться (GTD)

Отримання речей, або GTD, - це система організованості та досягнення продуктивності. Зовні це може здатися складним, але кінцевою метою є витратити менше часу на те, що вам потрібно зробити, щоб у вас було більше часу на те, що ви хочете робити. Давайте розбимо її та подивимось, як можна застосувати спрощену версію до свого життя.

Що таке GTD (Як зробити речі?)

Отримати речі готові (GTD) - це насправді дві речі: метод продуктивності праці та книга, яка продається автором та консультантом з питань продуктивності Девідом Алленом, бестселером. Це вже давно, і він є частиною любителів підвищення продуктивності всюди - в тому числі тут, на Goldavelez.com. Проте ми ніколи не робили глибокого занурення щодо того, що це таке, і як ви можете змусити це працювати для вас. І, оскільки ми нещодавно занурилися в деякі основи життєзахисних атак для нових читачів у нашій 101 серії, ми подумали, що варто переглянути їх.

Простіше кажучи, GTD - це метод організації ваших завдань, пріоритетів та розкладу таким чином, щоб зробити їх керованими. Однією з найбільших переваг GTD є те, що це дозволяє легко побачити, що у вас на тарілці, і вибрати, над чим працювати далі. Він також сильно наголошує на тому, щоб вигнати свої завдання з голови та в систему, до якої можна звернутися. Це очищає ваш розум від будь-яких психічних відволікань, які не дозволять вам працювати ефективно.

Це все звучить чудово, але GTD також має репутацію складності. Це не повинно бути, але частина причини, чому він заслужив цю репутацію, полягає в тому, що немає жодного, жорсткого, "правильного способу", щоб це практикувати. Існують рядки, які залишаються всередині, але немає "зробіть це, тоді зробіть це, і введіть їх у відповідну категорію" правил. Немає бажаного додатку чи журналу для придбання, щоб він працював. Частина цієї неясності дозволяє легко реміксувати та персоналізувати її відповідно до ваших потреб, але також ускладнює підхід. У цій публікації ми ознайомимо вас з основними принципами GTD з точки зору початківця, і запропонуємо кілька порад, які допоможуть вам застосувати спрощену, більш доступну форму до вашого суєтного розкладу та переповненого списку завдань.

П'ять "стовпів" GTD

GTD - організаційна система. Він не встановлює правил щодо того, як ви насправді виконуєте свою роботу. Натомість він зосереджується на тому, як ви захоплюєте роботу, яку вам потрібно виконати, організуйте її та виберіть те, що потребує вашої уваги. По суті, GTD стоїть на п’яти "стовпах" або кроках до організації та збереження організації:

  1. Захоплюйте все. Ваші завдання, ваші ідеї, повторювані завдання, все. Помістіть його в блокнот із ручками та папером, додаток із завданнями, планувальник, все, що ви хочете використовувати для організації. GTD не каже використовувати конкретний інструмент, але все, що ви використовуєте, повинно вписуватися у ваш нормальний потік. Шлагбаум для його використання повинен бути настільки низьким, щоб ніколи не було для вас причин говорити "Я додам його до свого списку пізніше". Ви хочете зафіксувати все, як тільки це станеться, тому вам не доведеться думати про це знову, поки не настав час це зробити.
  2. Уточнити те, що ти повинен зробити. Не просто записуйте "Плануйте канікули", а розбийте їх на діючі кроки, щоб не було перешкод для виконання цього завдання. Якщо є щось, що ви можете зробити відразу і встигнути зробити, зробіть це. Якщо ви можете делегувати щось, делегуйте його. Ось корисне відео, де Девід Аллен пояснює, як уточнити свої завдання, щоб вони не потребували більше часу, щоб з'ясувати, що ви мали на увазі, ніж потрібно, щоб насправді зробити те, що ви хотіли зробити.
  3. Впорядкуйте ці реальні елементи за категоріями та пріоритетом. Призначте терміни, де Ви можете, і встановіть нагадування, щоб Ви продовжували їх виконувати. Також зверніть особливу увагу на пріоритет кожного товару. Зараз ви фактично не робите жодного з пунктів у своєму списку, ви просто переконуєтесь, що вони знаходяться у правильних відрізках для подальшого, і ваші нагадування встановлені. Коротше кажучи, це справжній час із вашим списком справ, папками "Вхідні" та календарем.
  4. Подумайте про свій список справ. Спочатку перегляньте свої завдання, щоб побачити, якою має бути ваша наступна дія. Ось тут і окупається крок уточнення, адже ви повинні мати можливість вибрати щось, на що у вас є час і енергію, щоб зробити це відразу. Якщо ви побачите щось настільки розпливчасте, що знаєте, що не зможете просто забрати і бігти з ним, розбийте його. По-друге, періодично переглядайте свій список завдань, щоб побачити, де ви прогресуєте, де потрібно скоригувати свої пріоритети та визначити, як працює система для вас.
  5. Займайтесь і приступайте до роботи. Виберіть свою наступну дію та перейдіть до неї. Ваша система, як цей пункт, створена для того, щоб зробити це легко зрозуміти. Ваші завдання впорядковані за пріоритетом і розміщуються в категоріях. Ви знаєте, над чим працювати і коли. Вони розбиті на керовані шматки розміру, які легко запускати. Пора приступити до роботи.

Це основні принципи GTD. По суті, GTD дає вам можливість отримати все, що вам потрібно запам’ятати, з голови та в систему, яка може запам'ятати їх для вас, впорядкувати їх та розбити їх на частини, з якими можна працювати. Таким чином, наступного разу, коли ви переглядаєте свій список справ, не повинно виникати плутанини щодо того, що у вас є час для вирішення чи що найважливіше. Ви можете витрачати менше часу на роздуми про те, що робити і як працювати, а більше часу насправді працюючи.

Як розпочати роботу з GTD

Тепер, коли ви розумієте основні передумови GTD, початок роботи простий. Насправді, ймовірно, що багато стовпів GTD вже є частиною вашого робочого процесу. Можливо, у вас вже є додаткове завдання або регулярна зустріч з вашим начальником, щоб обговорити пріоритети. Це може здатися страшним - або, як, що ви проводите більше часу, організуючись з чимось на зразок GTD, ніж ви насправді витрачаєте на свою роботу - але це не повинно бути таким. Ось як розпочати роботу.

По-перше, вам потрібен інструмент для збору та організації всіх своїх ідей, завдань, обов'язків - все, що вам потрібно запам’ятати. Ви, ймовірно, вже маєте улюблену програму, журнал та планувальник списку справ, які ви використовуєте для організації організації. Якщо цього немає, шукайте той, який працює з вашим потоком. Коли начальник здивує вас новим завданням, коли ви працюєте над чимось іншим, ви хочете отримати інструмент, який дозволяє вам отримати це завдання з голови та в вашу систему якнайшвидше. Таким чином, вам не доведеться напружувати це, або намагатися згадати про це пізніше. Якщо ваш поточний додаток до справ не дає вам такої свободи, знайдіть те, що робить, навіть якщо це записки після допису або дошка.

Далі - і ось, що більшість з нас зараз не робить - відкладайте трохи часу щотижня або на початку кожного дня, щоб дійсно зв’язатися зі своїми завданнями. Зрештою, немає більш швидкого способу витрачати час на роботу, ніж працювати сліпо, не замислюючись над великою картиною, або що ще потрібно зробити, це більш актуально. Переконайтеся, що ці завдання впорядковані під конкретні завдання, які ви можете підібрати та виконувати, коли ви встигнете їх виконувати. Переконайтесь, що вони також організовані за пріоритетом, так що вам ніколи не доведеться витрачати час на з'ясування того, над чим найважливіше працювати. В ідеалі, коли ви закінчите, ваші завдання повинні легко сканувати, ви зможете швидко зрозуміти, що найважливіше, на що потрібно найбільше чи найменше часу для виконання, і що ви повинні вирішити далі (і після цього, і після цього.)

Як ви впорядкуєте ці завдання, залежить від вас, але пам’ятайте, що не перевтомлюйте свій метод. Це дуже дрібні речі, і якщо ваш список справ починає роздуватися категоріями, різними пріоритетами та всілякими мітками, прапорами та функціями, саме час повернутися до квадратного та спростити. Особисто я щоранку витрачаю близько п’яти хвилин, переконуючись, що все в моєму списку справ відображає все, що мені потрібно зробити в цей день, і все, що є великим або розпливчастим, має достатньо ясності, щоб я міг працювати з ним. Потім, раз на тиждень, я даю собі приблизно півгодини до години на тижневий огляд, де роблю глибше занурення, переконуюсь, що слідкую за тим, що я мав на увазі, але нехтував, додаю будь-які затяжні ідеї до мого списку завдань, делегуйте все, що я можу, зробити невеликий мозковий штурм і змінити пріоритети, якщо мені потрібно.

Знайдіть зручну для GTD систему, яка працює для вас

Ви можете подумати, що сам Девід Аллен використовує якийсь дорогий планувальник або безліч додатків для виконання завдань, щоб робити те, що він робить. Він ні. Насправді він справді просто використовує папір. Насправді у його робочій області завжди є блокноти поблизу, тож він може швидко записувати ідеї та завдання, а також виводити їх з голови.

Якщо вам також подобається підхід до паперу, раніше згадана система журналу Bullet Journal дуже зручна для GTD, оскільки вона спонукає вас витрачати час на перегляд та пріоритетність своїх завдань, а це дозволяє легко додавати нові дописи у свій список. . Це додає більше структури, ніж вимагає GTD, але це може працювати для вас.

Якщо ви віддаєте перевагу підхід, орієнтований на додаток, у вас є маса варіантів. Evernote - це популярний вибір, і ми згадували, як зробити це GTD-дружнім у минулому, а також деякі шаблони для початку роботи. Я вважаю за краще Springpad, його також легко вкласти в GTD-зручний організатор. Microsoft OneNote однаково потужний і однаково зручний для GTD. Всі три чудово підходять для GTD, навіть якщо вони трохи важкі та багаті на функції.

Вам не доведеться використовувати багатоцільові додатки, такі як Evernote або OneNote для GTD, якщо ви цього не хочете. Навіть прості додатки, такі як GQueues, Doit.im і навіть власне нагадування Apple, які добре підходять до форми. Насправді будь-який додаток чи інструмент для запису записів, який також дозволяє організовувати, визначати пріоритети та переглядати речі, які вам потрібно зробити, буде добре працювати. Однак, деякі роблять це простіше, ніж інші, а деякі розробляються з урахуванням GTD. Слідкуйте за цим, якщо ви шукаєте.

Пам'ятайте, це лише одна філософія

GTD для цього багато працює, але не будемо забувати: це лише одна філософія. Це не для кожного, і це може бути не найкраща система продуктивності для вас. Існує багато систем та методів продуктивності, і хоча деякі люди поклоняються GTD, як Біблія, це лише одна дуже популярна система багатьох. Найкращий спосіб використовувати це - масажувати його в систему, яка найкраще працює для потреб, а не суворо дотримуватися всіх її правил. Це вмирає, щоб його реміксували та адаптували.

Наприклад, якщо ваші завдання надходять у вигляді електронних листів, поштова скринька має бути частиною вашої системи. Підтримка чистої поштової скриньки - або принаймні організована - є частиною вищезазначених кроків "захоплення" та "впорядкування". Цей робочий процес у Gmail допоміг нашій Мелані Пінола отримати свою папку "Вхідні" під контролем, і я все ще клянусь "надійним тріо" Джіна Трапані, не тому, що моя поштова скринька виглядає чистою, а тому, що вона поєднує захоплення та уточнення в одній. Якщо ви студент, цей робочий процес в коледжі може вам сподобатися, оскільки він стосується як часових (завдання, документи, іспити), так і контекстних (вивчення, організація конспектів, досліджень) предметів. Що б ви не робили, переконайтесь, що це працює для вас і що це так. Не захоплюйтесь продуктивністю заради продуктивності.

Додаткове читання

На сьогоднішній день у вас є інструменти, щоб розпочати роботу з GTD і зробити так, щоб він працював для вас. Ми дійсно лише подряпали поверхню, і фактична книга пропонує більш конкретні поради та приклади, які ви можете застосувати до своїх конкретних потреб. Якщо ви шукаєте більше ресурсів, ось короткий список статей, які варто прочитати:

  • Практикуючи спрощений GTD
  • GTD Times
  • "Звички Зен" Потрібні питання
  • 43 Початок роботи папок із керівництвом GTD
  • GTD Toolbox Mashable
  • Наша сторінка GTD

Пам'ятайте, мета GTD - витратити трохи часу на організацію, щоб отримати велику окупність часу, який ви витратили б на непотрібну, непродуктивну роботу. За ваші зусилля ви будете більш організованими і розслабленими, тому що вам ніколи не доведеться напружуватись, що робити далі, як це робити і коли у вас буде час - ваша система буде справлятись із вами. Кінцевий результат полягає в тому, що ти більше співзвучний своїй роботі і ти більше займаєшся своїм життям.