цікаво

Як довго я повинен зберігати старі документи?

Шановний Goldavelez.com,

Я тримався за старі документи (платники, рахунки за кредитні картки, страхові документи та ін.), І в моєму кабінеті нарешті було заповнено. Я знаю, що перехід у 21 століття шляхом сканування та сортування - це, мабуть, найкращий варіант, але я не хочу приділяти час та енергію на сканування, організацію, створення резервних копій тощо. Всі ці документи. Коли я можу просто позбутися від них?

Підписано,

Очищений папером

Шановний Піведе,

Перехід повністю без паперу має свої переваги (і для багатьох людей навіть не знадобиться стільки часу і сил, як ви могли б подумати), але коли у вас паперові документи повертаються багато років (можливо, навіть десятиліття), це може бути непростим і, очевидно, , не вартий свого часу, щоб їх оцифрувати. Однак, у вашій купі документів є такі, які ви, мабуть, повинні зберігати ще багато років - і зробити цифрову копію для додаткової резервної копії. Однак більшість паперів у вашій переповненій заявці можна впевнено переробити або подрібнити. Ось скорочення тривалості життя різних типів важливих звукових документів, так що ви можете розібратися в них і виконати певну чистку паперу на весні.

Примітка. Думки різняться в точні дати зберігання записів, але це основні вказівки з різних професійних джерел, які можуть допомогти вам обрізати шафи файлів.

Документи, які потрібно зберігати до кінця часу

Документи, від яких ніколи не слід позбавлятися, є досить очевидними: це офіційні документи державних установ, як правило, стосуються юристів, будуть дуже важливими для ваших близьких, якщо ви помрете, пов’язані з чимось значущим значенням та / або біль замінити. Як ми зазначали в нашому, що потрібно зберігати і що слід подрібнювати, до них належать:

  • Свідоцтва про народження та смерть
  • Карти соціального страхування
  • Документи пенсійного плану
  • Посвідчення особи та паспорти
  • Ліцензія на шлюб
  • Бізнес ліцензія
  • Військові розрядні документи
  • Будь-який страховий поліс
  • Заповіти, живі заповіти та довіреності (тому що всі ми помремо одного дня і потрібно до цього підготуватися)
  • Назви транспортних засобів
  • Кредитні документи
  • Ділові документи та іпотечні документи

Крім того, CPA Марк О. Дітріх посібник із збереження записів та Державний департамент захисту споживачів Нью-Йорка також рекомендують постійно зберігати:

  • Бухгалтерські записи: скасовані чеки на основні благоустрої та обслуговування будинку (на тривалість власності на будинок)
  • Медичні записи
  • Фотографії або відеокасети цінностей
  • Копії податкової декларації та робочі аркуші
  • Чеки на виплату податку на прибуток
  • Щорічні IRA або інші заяви про вкладення інвестицій, інформаційні декларації про розподіл пенсій / прибутку

Зберігайте фізичні копії цих документів у безпечному місці, наприклад, у сейфі або пожежобезпечному сейфі - одному єдиному місці, яке легко захопити у разі необхідності евакуації - а також зробити цифрові копії для резервного копіювання за межами сайту. Щоб відслідковувати свою цінну інформацію та ділитися ними з близькими людьми, дивіться наш "на випадок екстреної допомоги".

Документи, що підкидаються як нові

Паперовий парад нескінченний. Хороша новина: з кожною новою інвестиційною заявою, оновленим страховим полісом або багатьма іншими регулярно повторюваними документами ви можете зберігати лише останню версію. Зокрема, ви можете подрібнити ці документи, коли отримаєте новий:

  • Щомісячна або квартальна інвестиційна звітність (про річну звітність див. Наступний розділ)
  • Заяви соціального захисту
  • Щорічно поновлюються страхові поліси

Документи, які потрібно зберігати до певного часу чи події

Нарешті, деякі записи можна перекинути через певні тригери чи час:

  • Квитанції про кредитні картки: після узгодження їх із щомісячною випискою - якщо це не потрібно для гарантії чи подання податків. У цих випадках зберігайте квитанції з інструкцією до виробу, поки не закінчиться гарантія, або з вашими податковими паперами.
  • Банківський депозитний або депозитний наклад: Після узгодження з щомісячною випискою
  • Кредитна картка та банківські виписки: 7 років, якщо вони вам потрібні для податкової підтримки, інакше один рік.
  • Річна інвестиційна звітність: Поки ви не продаєте інвестиції, тоді тримайте їх протягом 7 років після продажу своїх податкових паперів.
  • Заглушки заробітної плати: після узгодження з формою W-2 та сплати податків
  • Пояснення здоров’я користі: 1 рік
  • Записи комунальних послуг: принаймні 3 роки, згідно з даними Державного департаменту захисту прав споживачів
  • Податки та супровідні записи (наприклад, пов'язані з оподаткуванням медичні рахунки, пожертви тощо): Загальна рекомендація - 7 років, тому що, як правило, ІСД зазвичай проходить, якщо ви проходите аудит. IRS має більш конкретні вказівки, із порадами, що варіюються від 3 років до невизначеного періоду у випадках шахрайського повернення).

Як довго зберігати ділові записи

Нарешті, якщо ви володієте власним бізнесом або займаєтесь фрілансом, ваші потреби у збереженні записів будуть більше задіяні. (Це серйозний бізнес!) Сертифіковані рекомендації щодо зберігання ділових бухгалтерів CK & Co та бізнес-радників (PDF), наприклад, говорять, що ви повинні постійно зберігати свою фінансову звітність на кінець року, страхові поліси, що минули, протягом чотирьох років та банківські виписки на сім років.

Справа зі своїми численними записами та важливими документами - це клопот, але все-таки важливий. З невеликим упорядкуванням паперу та контрольним списком вище, у вас буде набагато більш організована система - і більше місця у вашому файловому кабінеті.

Любов,

Goldavelez.com