цікаво

Як організувати все своє життя з Trello

Trello - це дивовижний інструмент управління проектами, який робить співпрацю легким і, смію сказати, навіть цікавим. Але цей інструмент візуального списку може зробити набагато більше, будь то організація робочих проектів, сімейних справ, планів подорожей чи майже будь-що інше. Ось кілька способів застосувати Trello до управління всім своїм життям.

Як працює Trello (і чому це дивовижно)

Дошка Trello - це, в основному, веб-сторінка, що містить списки, викладені горизонтально на сторінці, щоб ви могли побачити свій проект з пташиного польоту. Елементи в списках, які називаються картками, можна перетягнути і перенести на інші списки або упорядкувати в межах списків.

Самі окремі картки можуть містити контрольні списки, зображення, вкладення, терміни подання, кольорові ярлики та дискусійні записки від інших, хто поділяє дошку. У вас може бути стільки дощок, скільки ви хочете - одна для «Домашніх речей», наприклад, «Світове панування» тощо.

Ви, напевно, можете бачити, як це корисно. Картки Trello - це як наліпки, які ви влаштовуєте на пробковій дошці, тобто цифрові наліпки, які можна шукати, надавати спільний доступ і мають нагадування. Ви також можете створювати картки електронною поштою.

Trello працює для мене, тому що я схильний думати дуже візуально, а зображення та кольорові мітки реєструються в моєму мозку краще, ніж звичайний текст. Хоча я є великим шанувальником Evernote для управління тоннами інформації, в минулому я виявив, що я повертаюся до окремих списків, оброблених на папері, і навіть картки-покажчики розповсюджуються всюди, щоб отримати огляд найвищого рівня моїх днів. Трелло був великим оновленням; це одне з небагатьох додатків, яке фактично врівноважує як простий, елегантний користувальницький інтерфейс, так і потужні, гнучкі функції.

Але досить похвали. Дозвольте мені показати вам, як я та інші користувачі Trello отримують завдання з кількох прикладних плат.

Використовуйте Trello для управління проектами та завданнями

Мабуть, найочевидніший і найпопулярніший спосіб використання Trello - це менеджер проектів та завдань, як для персональних завдань, так і для командних проектів.

Впровадити GTD в Trello

Система продуктивності Getting Things Gone (GTD) ідеально вписується в цю платформу. Ви можете мати окремі дошки для кожного з ваших основних списків (наприклад, дошка NextActions зі списками для кожного контексту, наприклад @calls, та дошка Someday / Може бути зі списками для кожної категорії) або, як я використовую це (скріншот вище), одна велика дошка завдань із відповідними списками.

Наприклад, моя рада включає:

  • Велика картина / проекти: мені подобається вести вкладки, на які проекти я жонглюю, тому я створюю картку для кожного з цього списку, а також вибираю колір для кожного проекту (тому коли я бачу відповідне завдання в одному з інші списки, я знаю, це частина більшого проекту). Я також додаю картку, що описує кожну кольорову етикетку, тому що іноді я не пам’ятаю, чи означав синій колір особистого чи зелений - це робота чи що.
  • Вхідні: зробіть дампський мозок і створіть картки для кожного завдання, а потім перетягніть їх до інших списків, щоб встановити пріоритетність та впорядкувати їх. Ви також можете додати терміни подання, детальний опис та долучити файли.
  • Наступні дії: В основному, наступні дії
  • Очікування: делеговані завдання або завдання на затриманні
  • Колись / можливо: Завдання, які я хочу зробити ... колись
  • Готово: Після завершення завдань перетягніть сюди картки, щоб ви могли бачити свій прогрес. Або просто заархівуйте карту, щоб взагалі зняти її з дошки (її все одно можна шукати в Trello)

Будь-яка інша система списків і міток може також працювати, як-от використання одного списку для "Цього тижня" та іншого списку для "Наступного місяця" або завдання для маркування вашими "великими скелями", як називав їх Стівен Кові (такі речі, як сім'я, навчання, здоров’я тощо).

Плануйте свої тижні щоденними списками

Ви також можете використовувати Trello як планувальник щотижня, зі списками для кожного дня тижня. Наприклад, крім моєї дошки завдань, у мене є щотижнева дошка повідомлень, де я можу визначити, над якими статтями та публікаціями мені потрібно працювати над кожним днем ​​наступного тижня. Кольорові етикетки стосуються кожного клієнта, а також кожного виду написання завдань (наприклад, основний фокус дня письма, дослідження чи редагування).

Ви можете створити ще більш просунутий редакційний календар за допомогою Trello або використовувати планувальник тижневих тижнів для неписемних потреб: скласти карту на наступний тиждень на їжу, справи, вправи, домашні завдання та все інше, що ви можете перелічити за день.

Якщо ввімкнути режим живлення календаря (у меню бічної панелі> Енергоспоживання), ви навіть можете побачити всі ваші картки, які мають встановлені терміни приєднання до них, у щомісячному або щотижневому перегляді календаря та використовувати URL iCalendar (під розділом Power-Ups > Календар> Установки) для синхронізації ваших карт із зовнішнім календарем.

Створіть повторювані завдання та запишіть завершені завдання

Якщо у вас є завдання, що повторюються, і ви не хочете постійно додавати одні і ті ж картки, підключайте Trello до сервісу автоматизації webapp Zapier і використовуйте цей рецепт для планування карток на кожен день, тиждень і місяць.

Або ви можете зв’язати Trello, Zapier і RescueTime, щоб автоматично відстежувати ваш час і реєструвати всі виконані завдання, оскільки покрокові інструкції RescueTime покажуть вам, як робити. Класно, правда?

Інтегруйте метод Канбана для управління командними проектами

Kanban - це система, яка візуально організовує робочий процес, часто із картками, організованими у стовпці (наприклад, "Здійснювати", "Робити" та "Готово") на дошці. Як бачите, Trello отримує натхнення від ради Kanban і ідеально підходить для такого способу управління проектами. Зокрема, спритні команди програмного забезпечення, здається, взяли участь у Trello, щоб розставити пріоритети для виконання завдань та отримати рішення на всіх етапах проекту, а також записати нотатки про зустрічі та поділитися ресурсами.

Навіть якщо ви не використовуєте "спринти" у своїх проектах, ви можете скопіювати цей зразок Agile Board у свій обліковий запис Trello і відрегулювати списки (до яких належать списки "Наступні", "Питання", "Кімната для вдосконалення" та "Awesome Things"). для ваших робочих проектів.

(До речі, безкоштовна версія Trello дозволяє змінювати колір тла, але для отримання фантазійної підтримки фонових фотографій, як ви бачите на скріншоті вище, вам знадобиться Trello Gold, який становить 5 доларів на місяць або 45 доларів на рік.)

Використовуйте Trello для особистої та сімейної організації

Крім своїх завдань, ви можете створювати в інструменті всі види списків, на картках яких є будь-який текст. Ось кілька прикладів.

Тримайте невелику команду чи сім'ю оновленими

Ви також можете використовувати Trello як команду чи сімейний статус / дошку оголошень, як це демонструє цей шаблон. Зі списками для кожної людини, кожна картка може бути простим повідомленням від інших членів, нагадуванням про графік, призначеним завданням або завданням, або пропозицією. (Ви можете ввімкнути можливість голосування, щоб увімкнути підрахунок голосів членів команди.)

І навпаки, замість списку для кожної людини, ви можете мати список для кожної області, яку має вирішити команда: наприклад, списки покупок, програми зустрічей, ідеї проектів тощо. З бічної панелі ви можете перетягнути піктограми учасників на будь-яку карту, щоб призначити їй людину.

Сплануйте цілу відпустку

Деякі поїздки займають багато роботи, щоб планувати, із занадто великою кількістю деталей, щоб переглядати, і що слід слідкувати. Ми великі шанувальники використання TripIt для автоматичної організації наших маршрутів подорожей електронною поштою, але на етапі планування дуже зручним є такий інструмент, як Trello. У вас можуть бути списки для всіх ваших бронювання, місця, які ви бажаєте поїсти, визначні пам'ятки, списки упаковки тощо. Поділіться дошкою з тим, з ким ви подорожуєте, і він також може додати власні картки.

Коли ваша поїздка є упакованою, вона знімає деякий стрес, щоб побачити щоденний огляд того, що ви планували, щоб переконатися, що у вас є всі ваші бази (їдальні варіанти, транспорт тощо), і з цим списки ви можете легко налаштувати свій маршрут, просто перетягнувши картки на інший день або перемістивши їх вгору чи вниз по списку.

Організуйте проект благоустрою будинку

Цей приклад від Trello організовує проект реконструкції за шаблоном "Зробити, робити", "Готово", але ви можете додати більш конкретні списки, такі як кошторис підрядників, списки товарів, бюджет, самостійне виконання тощо.

Плануйте весілля від початку до кінця

Планування великого дня - це величезний проект, але Trello може зберегти ваші плани весілля візуально організованими. У Табіти Ніл є чудовий посібник щодо використання Trello для планування весілля, тоді як у Trello є шаблон "Центр весільних команд", який розбиває завдання на списки на 12+ місяців, 10-12 місяців, 8 місяців тощо перед днем ​​весілля.

Сплануйте роман чи сценарій

Використання індексних карток для складання сюжетної лінії для роману чи сценарію є класичною технікою написання. Trello може замінити ці фізичні індексні картки. Наведений вище шаблон посилається на користувальницькому редакторі Reddit, і ви можете адаптувати його до будь-якого художнього твору.

Візьміть шаблони Trello

Ви можете використовувати Trello майже для всього, що ви склали б для списків - особливо складних проектів. Хочете ще більше ідей? Ознайомтесь із цією Радою шаблонів (кожна картка - це шаблон, який ви можете скопіювати у свій рахунок), деякі надихаючі дошки або ці шаблони від Trello (планування подій, позаштатний консалтинг, публікація, набір та розробка програмного забезпечення). Крім того, ось як використовувати Trello як професіонал.