корисні статті

Як освоїти Microsoft Office Word

Microsoft Word - це найбільша, найпопулярніша програма для обробки текстів, яка доступна, але вона набагато більше, ніж просто редагування тексту та звітів TPS. Якщо ви говорили собі, що нарешті ви дізнаєтесь про додаткові та додаткові дані Word, тепер саме час навчитися редагувати стилі, додавати зміст тощо.

Швидко вставайте та працюйте з Word

З усіх програм Microsoft Office Microsoft Word, мабуть, найпростіший з точки зору користувальницького інтерфейсу. Якщо ви коли-небудь використовували програму обробки тексту в своєму житті, ви впізнаєте меню відкриття та створення файлів у верхньому лівому куті. Меню, яке розміщується у верхній частині документа, Microsoft називає "стрічкою". У стрічці є всі необхідні інструменти форматування, а також кілька контекстних команд, які змінюються залежно від того, на якій вкладці ви знаходитесь.

Для цієї серії ми будемо вважати, що ви знаєте основи, але якщо ви хочете оновити, посібник із швидкого запуску Microsoft для Word перегляне вас основи.

Як виконати найпоширеніші, найважливіші завдання в Microsoft Word

Звичайно, потреби кожного трохи відрізняються, але, враховуючи, що більшість людей використовують Office в офісних умовах, ми готові зробити обмін, що вам потрібно буде робити такі речі, як редагування стилів, порівняння двох документів, підготовка змісту тощо . Давайте заздалегідь і висвітліть деякі з цих загальних завдань.

Як застосовувати та редагувати стилі

Стиль у Word - це попередньо встановлене форматування вашого документа. Це документ, тому він включає шрифт, розмір шрифту, стиль абзацу тощо. Створення або зміна стилю дозволяє змінити зовнішній вигляд документа відразу, так що вам не потрібно буде проходити і виділяти окремі розділи та вносити конкретні зміни. Ви можете робити такі речі, як встановити універсальний стиль заголовка, або змінити, як виглядає маркований список за замовчуванням.

Наприклад, якщо ви працюєте над книгою, ви можете отримати від видавця список рекомендацій щодо стилів. Або якщо ви працюєте над щотижневими пам’ятками інтерофісу, стиль - це простий спосіб створити настанови щодо формату, тому кожен, який ви робите, виглядає кожен раз однаково. Крім того, ви маєте можливість змінювати стилі в будь-який час, тому якщо одному відділу подобаються свої нагадування в один бік, але ваш начальник надає перевагу іншому стилю, вам не доведеться змінювати купу форматування кожного разу, коли ви відкриваєте новий документ.

Щоб застосувати стиль, переконайтеся, що ви перебуваєте на вкладці Домашня сторінка, виберіть текст тексту в документі, який ви хочете змінити, а потім натисніть на меню Стиль на стрічці. Наприклад, якщо ви хочете зробити заголовок посередині блоку тексту, ви виберете потрібний текст як заголовок, а потім натисніть Стилі> Заголовок 1. Це так просто.

Створення власних конкретних стилів теж досить просто. Це корисно, коли ви пишете щось послідовно, наприклад, інформаційний бюлетень чи книгу, і хочете, щоб певний набір правил ви могли легко застосувати до документа в цілому. Наприклад, ви можете змінити розмір шрифту опції заголовка за замовчуванням або змінити спосіб створення списку. Ось як це зробити:

  1. На вкладці Домашня сторінка натисніть на Панель стилів.
  2. Клацніть Новий стиль або виберіть стиль, який потрібно змінити.
  3. Ви отримаєте спливаюче вікно для редагування тут кількох параметрів, включаючи тип, основу та форматування. Клацніть параметри, які потрібно змінити.

Якщо ви плутаєтеся, що означає кожен термін, не хвилюйтесь, це досить просто. Стилі абзаців визначають вигляд тексту на рівні абзацу. Якщо застосувати цей стиль, він змінить весь абзац. Стилі символів визначають вигляд на рівні символів, тому ви можете виділити одне слово. Стилі таблиць змінюють зовнішній вигляд таблиць, наприклад, рядок заголовка або спосіб роботи ліній сітки. Нарешті, стилі списку змінюють вигляд списку, наприклад, марковані списки або схема числення.

Як додати зміст до початку документа

Якщо ви працюєте з великим документом, до змісту додається швидка навігація. На щастя, створити зміст у Word просто, і воно оновиться автоматично, коли ви додасте більше документа.

Автоматичний генератор таблиці Word містить кожен заголовок, який ви додаєте до документа, а потім створює зміст на основі цього. Якщо ви плануєте створити зміст, переконайтеся, що ви стилюєте кожен заголовок розділу із заголовком.

  1. Клацніть порожній абзац, куди потрібно вставити зміст.
  2. Перейдіть на вкладку Посилання.
  3. Клацніть Зміст, а потім виберіть зовнішній вигляд, який ви хочете використовувати.

Це воно. Word автоматично оновлює цю зміст кожного разу, коли ви додаєте або змінюєте заголовок.

Як порівняти та об’єднати два документи

Якщо у вас є дві версії документа, будь-то тому, що хтось робив редагування у власній копії, не вдалося створити резервну копію хмари, або якщо ви просто намагаєтесь перевірити, що саме змінилося між двома версіями тієї самої речі, вам знадобиться використовувати функції порівняння та комбінування.

Якщо ви просто хочете побачити, які зміни існують між двома документами, ви можете порівняти їх. Ось як порівняти два документи:

  1. Відкрийте один з двох документів, які ви хочете порівняти.
  2. Клацніть Інструменти> Відстежувати зміни> Порівняти документи.
  3. Виберіть оригінальний документ та переглянуті файли документів.
  4. Введіть ім’я в текстовому полі "Зміни мітки на", щоб ви могли визначити різницю між двома документами. Таким чином, Word додасть примітку, яка розповість, звідки відбувається кожна зміна.

Поєднання документа працює однаково, але кінцевим результатом є єдиний документ, який об'єднує вміст обох документів разом, щоб все те саме було перезаписано:

  1. Відкрийте один з двох документів, які потрібно поєднати.
  2. Клацніть Інструменти> Об’єднати документи.
  3. Виберіть оригінальний документ та переглянуті файли документів.

При злитті документів виділяються відмінності між ними. Звідси ви можете зайти і вибрати те, що ви хочете зберегти у остаточній версії.

Як правильно форматувати документ за допомогою вкладки Зупинки та відступи

Якщо ви тип, який формує документ, натискаючи пробіл або вкладку в декілька разів, пора дізнатися, як це зробити правильно: Використовуючи відступи та зупинки вкладок. На відео вище показано, як працюють вкладки та відступи, так що їх легко зрозуміти, але давайте лише підведемо підсумки, що означають ці два терміни.

  • Зупинка вкладки : зупинка вкладки - це місце, де курсор зупиняється після натискання клавіші вкладки. У Word це спосіб легко вирівняти текст. Коли ви натискаєте лінійку в Word, стоп-вкладка з'являється у вигляді трохи зігнутої стрілки. Якщо натиснути клавішу вкладки, курсор і текст перейдуть до цієї стрілки. Якщо ви додасте кілька зупинок на вкладках, ви можете зробити це, щоб ви могли форматувати текст, просто натискаючи клавішу вкладки пару разів, щоб встановити її на місці та ідеально вишикуватися.
  • Відступи : Як випливає з назви, відступи визначають відстань абзацу від лівого або правого поля. На лінійці ви побачите два трикутники, які регулюють відступ. Ви можете натиснути будь-який трикутник і перемістити його, щоб змінити відступ. Верхній трикутник регулює відступ першого рядка абзацу. Нижній трикутник коригує відступ для наступних рядків (він же висячий відступ) в абзаці. Ви також можете натиснути на квадрат під ними, щоб переміщатись обох одночасно.

Навчання використання цих відступів та зупинок на вкладках може значно спростити створення такого документа, як резюме чи науковий документ.

Як додати цитати та посилання

Академічні документи - це звіра для написання, але Word робить створення бібліографій та цитат дуже простим. Щойно ви створили новий документ і ви пишете цей папір, ви можете додати цитування лише кількома клацаннями миші.

  1. Перейдіть на вкладку Довідка.
  2. Клацніть стрілку спадного меню біля стилю Бібліографія та виберіть стиль, який ви використовуєте для цього паперу.
  3. Клацніть в кінці речення або фрази, куди потрібно додати цитування.
  4. Клацніть Вставити цитування. У полі Створити нове джерело введіть всю необхідну інформацію.

Після введення цитування один раз, ви можете додати додаткові цитати з того самого тексту, вибравши речення, потім клацнувши поле Посилання і вибравши посилання, яке ви хочете вставити. Коли все закінчиться, натисніть кнопку Бібліографія та виберіть Бібліографія або Праці, цитовані, щоб автоматично генерувати довідкову сторінку для вашого документу.

Найкращі нові функції Word 2016

Word 2016 - це текстовий процесор - це означає, що йому не потрібно робити гігантських, революційних стрибків над своїми попередніми версіями. Однак Word 2016 має кілька вдосконалень, які варто зазначити:

  • Ви можете шукати стрічку : У Windows над стрічкою ви побачите поле "Скажіть мені, що ви хочете зробити". Тут ви можете ввести будь-яке питання, і Word підкаже, як це зробити. Наприклад, ви можете запитати, як вставити зображення, як форматувати текст певним чином або як створити списки. Це в основному нудна версія Clippy для 21 століття. З будь-якої причини це не входить у версію Mac.
  • Ви можете бачити правки співробітників у режимі реального часу, як у Google Документах : Ви деякий час працювали над документами Word, як команда, але Word 2016 додає редагування в реальному часі, тож ви побачите нотатки та оновлення інших людей миттєво.
  • Розумний пошук трохи полегшує дослідження : Word зараз трохи більше пов’язаний з Інтернетом, ніж раніше. У Word 2016 можна клацнути правою кнопкою миші слово, а потім виберіть у меню „Smart Lookup”, щоб переглянути визначення слова, відповідну статтю у Вікіпедії та найкращі результати пошуку від Bing.

Окрім тих незначних покращень, якщо ви використовували старіші версії Word, ви завітаєте додому в Word 2016 за лічені хвилини.

Робіть швидше в слові за допомогою цих комбінацій клавіш

Microsoft має повний список усіх комбінацій клавіш у Word для Windows та Word для Mac, які варто робити закладки, але ознайомимося з деякими з великих, які ви, ймовірно, використовуєте щодня, та декількома специфічними для слова, які є насправді корисно:

  • CTRL + N / CTRL + O / CTRL + S : Створення, відкриття та збереження документа.
  • CTRL + X / CTRL + C / CTRL + V : вирізати, скопіювати, вставити
  • CTRL + B / CTRL + I : Жирний, курсив
  • CTRL + A : Виберіть усі
  • CTRL + Z : Скасувати
  • CTRL + K : Вставте гіперпосилання
  • CTRL + P : друк документа
  • CTRL + H : відкрийте Знайти та замінити
  • Shift + F3 : переключення параметрів капіталізації
  • CTRL + SHIFT + C : копіює форматування для вибраного тексту, щоб ви могли застосувати його до іншого набору тексту за допомогою CTRL + Shift + V
  • CTRL + Shift + N : Застосовує нормальний стиль до вибраного тексту

Крім того, Word підтримує універсальні комбінації клавіш для редагування тексту, такі як Shift + CTRL + стрілки вгору / вниз для вибору цілих абзаців. Вони можуть значно полегшити навігацію та виділення тексту, і у нас тут є список усіх. Якщо ви активно використовуєте Word, знайомтеся з цими комбінаціями, вони покращать ваше життя.

Додаткове читання для користувачів живлення

Word - це велика програма, і ми не можемо тут все охопити. Ось ще кілька посібників, які допоможуть вам просунути межі того, до чого здатні Word.

  • Шість порад щодо кращого форматування : форматування - це велика справа в MS Word, і якщо ви хочете краще вдосконалити навички, такі як показ прихованих символів, робота з розділами тощо, ця публікація повинна допомогти.
  • Вибрати весь текст з однаковим форматуванням : Це приховане маленьке меню на стрічці дозволяє вибирати блоки тексту на основі його форматування.
  • Все, що потрібно знати про співпрацю : Співпраця - це велика частина Word. З відстеження змін до вивчення використання розмітки, ця публікація охоплює все, що потрібно знати про роботу над документами як групою.
  • Створіть власні комбінації клавіш : У Word є багато ярликів клавіатур, як є, але якщо ви хочете більше, ви можете зробити свої.

Слово може просто схожий на нудний старий текстовий редактор з першого погляду, але, як бачите, воно набагато складніше, ніж більшість людей йому належить заслуга. Освоєння цього може зайняти багато часу, але як тільки ви освоїте основи і зрозумієте, що можливо в Word, ви будете на шляху до того, щоб стати ніндзя Microsoft Word.

відчинено