цікаво

Як змусити Google Диск працювати як настільний набір

Диск Google і додатки на ньому - Документи, Таблиці та Слайди - чудово підходять для людей, які шукають простий пакет Office. Це безкоштовно, спрощує співпрацю, і майже будь-хто може ним користуватися. Але якщо ви звикли до чогось більш традиційного, наприклад, Microsoft Office, можливо, ви будете вагатися з цим. Ось як зробити так, щоб Диск Google працював як набори настільних комп'ютерів, до яких ви звикли.

Чому Google Диск?

Не помиляйтесь, повні офісні пакети чудово підходять для людей, які працюють в офісах та потребують тонких особливостей. Вам навіть не потрібно платити за ці функції, оскільки набір, як LibreOffice, може робити багато з тих же речей, що і Microsoft Office. Справа в тому, що більшості з нас не потрібні тисячі функцій, які пропонує Microsoft Office.

Чим більше функцій існує, тим більш заплутаною стає програма, і хоча програмне забезпечення, наприклад Word, чудове, воно також повільне і важке у використанні, якщо ви просто хочете сісти і зробити щось. Що ще важливіше, Google Drive насправді робить певні завдання простішими, ніж набір для офісних служб. Співпраця з великими групами значно простіше за допомогою Диска Google. Спільний доступ до документів не вимагає спеціального програмного забезпечення лише для відкриття, і ви можете отримати доступ до всіх своїх документів з будь-якого місця, майже на будь-якому пристрої з підключенням до Інтернету. Те, що йому не вистачає в енергетичних характеристиках, це компенсує зручність використання.

Зауваживши, що на Google Drive, безумовно, не вистачає багатьох функцій, потрібних людям з офісного пакету. Трохи налаштувавшись, ви можете змусити Google Диск робити майже все, що може захотіти звичайний користувач.

Вивчіть основи того, що можна (а що не можна) зробити Диск Google

Google Drive включає в себе безліч різних послуг, але три програми, які вони мають для конкурентів з офісними наборами, - це Документи (обробка текстів), Листи (електронні таблиці) та Слайди (презентації). Давайте розглянемо більш важливі особливості набору Google та те, як він стосується більшості офісних наборів:

  • Google Диск може відкривати та редагувати документи Microsoft Office
  • Google Drive економить версії документа на 30 днів, щоб ви могли повернутися назад і переглянути попередні зміни. Це також означає, що ви можете відновити попередню версію, якщо ви перезаписали щось важливе.
  • Google Документи підтримують величезну кількість шаблонів, як і Office, для таких резюме, планувальників бюджету, навчальних програм тощо.
  • У Google Документах є інструменти співпраці та параметри позначень, але вам знадобиться доповнення, щоб наблизитись до функції "Відстеження змін" Word.
  • Як і Office, Google Drive підтримує додатки для додаткової функціональності
  • Дослідницький інструмент Google Docs дозволяє легко зберігати свої замітки та інші дослідницькі документи.
  • Усі файли Google Диска автоматично зберігаються у вашому обліковому записі Диска Google, щоб ви могли будь-коли отримати доступ до них з будь-якого комп’ютера, телефону чи планшета.
  • Google Таблиці підтримують основне форматування, редагування формул, шаблони, функції електронних таблиць та перегляди фільтрів.
  • Google Слайди не мають стільки функцій химерної анімації, як Powerpoint, але її простота робить її таким, щоб кожен міг створити гарну презентацію всього за кілька хвилин.

У Google Диску є безліч інших функцій, але вищезазначене пояснює основну функціональність, яка перетинається між набором настільних ПК та Google Диском. Тепер давайте розглянемо, як розширити цю функціональність, щоб зробити Google Диск корисним для малих підприємств, письменників, студентів та інших, хто бажає вирвати набір настільних ПК.

Візьміть Google Диск офлайн

На перший погляд, здається, що Google Drive лише в Інтернеті. Зрештою, це веб-додаток, правда? Але ви можете використовувати всі програми на Диску Google в режимі офлайн, як і набір офісних настільних комп’ютерів, якщо встановити його достроково. Все, що вам потрібно, це Google Chrome. Ось як це налаштувати:

  1. Перейдіть на сторінку drive.google.com у Chrome.
  2. Натисніть "Ще" та виберіть "Офлайн"
  3. Натисніть кнопку "Отримати додаток", щоб перейти до Веб-магазину Chrome і завантажити додаток Google Диск
  4. Після його встановлення натисніть значок Диска, а потім кнопку "Увімкнути офлайн"

Щоб максимально використати цю функцію, слід включити режим офлайн на всіх комп’ютерах, на яких ви працюєте. Тепер файли, над якими ви працюєте, синхронізуються з Google Диском, і ви можете працювати над ними незалежно від того, маєте ви підключення до Інтернету чи ні. Якщо ви хочете отримати доступ до папок у більш традиційному стилі та локальні версії файлів, додаток Google Диск полегшує доступ до файлів із робочого столу.

Використовуйте надбудови в Google Документах

Не секрет, що в Документах Google немає набору функцій на зразок Microsoft Word. І здебільшого це нормально. Але для небагатьох функцій, які ви хочете, нещодавно введені додатки в Google Документи та Листи дозволяють додати більш досконалі функціональні можливості - без роздумів чи додаткових витрат. Ось лише кілька прикладів деяких корисніших доповнень, які зараз доступні:

  • Зміст: Як випливає з назви, цей додаток дає вам основний зміст. Як і зміст у Word, він створюється динамічно під час введення та додавання нових розділів. Це не так надійно, як те, що є у Word і, ймовірно, не працюватиме для вашої кандидатської дисертації, але це простий спосіб отримати доступ до різних частин документа.
  • EasyBib: Бібліографії завжди наносять біль, але офісні набори спростили це, спростивши простий спосіб додавання джерел, не турбуючись про їх форматування. EasyBib робить те саме для Google Документів.
  • Відстеження змін: Справжньою рисою вбивці Word у співпраці є його функція Відстеження змін. Цей додаток передає цю функціональність у Документи Google.
  • Прості заголовки та колонтитули: Документи Google не мають простого способу управління заголовками та колонтитулами на сторінці, як це робить Word. Цей додаток робить його трохи менш болісним, дозволяючи надати форматування з іншого документа.
  • Перевірка послідовності: перевірка узгодженості Word корисна для великих документів, де потрібно переконатися, що ви випадково не змінюєте послідовність форматування протягом усього часу. Цей додаток робить це можливим у Документах.
  • DocumentMerge: Злиття документу Word - одна з найпотужніших функцій, яка більшості рідко потрібна, але це доповнення робить можливим використання в Документах Google.
  • Тезаурус: Якщо ви не любитель відкривати цілу нову вкладку для полювання на синоніми, це доповнення приносить Тезаурус прямо в Документи.

Використовуйте надбудови в Google Таблицях

Як і в Google Документах, у Google Sheets є багато різних доповнень, які приносять новий функціонал. Більшість із них не може підняти вас до таких потужних будинків, як Excel. У поєднанні з основним розумінням формул вони зроблять вас досить близько, якщо ви використовуєте електронні таблиці лише для конкретних завдань:

  • Стилі: Стилі додають у Excel можливість стилізації, коли ви хочете зробити ці таблиці більш захоплюючими, ніж серія чорно-білих полів.
  • Значення об’єднання: Це звучить нудно, але в Листах не вистачало цієї досить поширеної функції електронних таблиць, тому приємно, що це доповнення робить можливим.
  • Розширені можливості пошуку та заміни: Листи мають просту функцію пошуку та заміни, але ця добавка приводить її більше у відповідність до Excel.
  • Більше шрифтів: як випливає з назви, це дає вам доступ до значно більшої бібліотеки шрифтів у Google Таблицях.
  • Галерея шаблонів: Для тих із нас, хто не є майстрами електронних таблиць, шаблони можуть полегшити наше життя. Хоча в таблицях є свій набір шаблонів, цей додаток приносить на тону більше.

Таблиці мають ще довгий шлях, перш ніж вона може навіть наблизитися до заміни програми електронних таблиць для настільних підприємств. Однак, якщо ви просто записуєте витрати, керуєте списками розсилки або відстежуєте що-небудь ще у своєму житті, Sheets робить свою роботу добре.

Додайте спеціальну функціональність за допомогою сценаріїв

Додатки та набір основних функцій Google Диска чудові, але якщо ви дійсно хочете копати глибше, вам потрібно буде спробувати Сценарії Google Apps. За допомогою цих сценаріїв ви можете додавати майже будь-яку функцію, яку ви могли б уявити, до Документів і таблиць Google. Певним чином вони схожі на макроси Office. До них відносяться прості функції, такі як додавання макросів, до набагато складніших дій, таких як перетворення Документа Google в Маркдаун.

Ви можете переглядати сценарії, створені іншими людьми, і додавати їх у таблиці, щоб не потрібно було самостійно вчитися програмуванню. Багато цих сценаріїв переходять на додатки, але вони все ще дуже корисні, як вони:

  • Видаліть повторювані рядки: Чому ця основна функція відсутня в «Таблицях», поза нами, але цей сценарій додає її в.
  • Додавання нагадувань до електронної таблиці: Електронні таблиці легко забути, цей сценарій дає змогу додавати в них невеликі нагадування.
  • Об’єднання електронних таблиць у Документи Google або PDF-файли: Зробили електронну таблицю? Цей сценарій об'єднує його в документ або PDF.
  • Розклад електронних повідомлень: Цей сценарій дозволяє вам писати електронну пошту в Gmail та використовувати Google Sheet, щоб викликати час надсилання.
  • Перетворення між одиницями: Функція перетворення Excels чудова, цей сценарій робить більшу частину можливого всередині таблиць.

Якщо ви використовуєте настільну програму на зразок Excel для певної функції, з якою Sheets або Docs не можуть впоратися, хтось, ймовірно, створив сценарій, який додасть цю функціональність. Очевидно, це не завжди так, але варто пошукати, якщо у вас є лише пара певних функцій, які прив'язують вас до програмного забезпечення на робочому столі.

Ознайомтеся зі слайдами Google

Google Slides - це презентаційне програмне забезпечення, яке працює на Google Drive. На відміну від Документів і Таблиць, ви не можете реально розширити потужність слайдів (поки що). Однак, у нього все ще є багатий набір функцій, який більшість з нас все-таки робить хорошу презентацію, оскільки більшість функцій Powerpoint все одно приносять більше шкоди, ніж користі.

Справжня хитрість Google Slides - просто ознайомитись із тим, як це працює, і звикнути до тем. Після закінчення презентації ви можете експортувати її у купі форматів - включаючи Powerpoint - і ви зможете запустити цю презентацію на будь-якому комп’ютері, на якому ви працюєте (ви також можете просто опублікувати її в Інтернеті, щоб полегшити ваше життя). У вас є безліч варіантів безкоштовних та дешевих альтернатив Powerpoint, але Google Slides робить роботу досить добре для більшості з нас.

Цілком імовірно, що якщо ви довго заглянете, яка функціональність вам потрібна в Office Suite, ви побачите, що більшість із нас може працювати в рамках обмежень Google Диска. Це, безумовно, більш детальний підхід. Ви додаєте невеликі шматочки функціональності замість того, щоб отримувати цілий пакет, але це означає, що це швидше та простіше у використанні.